RPO-Serie 4: 5 Tipps für eine effektive Zusammenarbeit mit Ihrem RPO-Anbieter.

January 19, 2018

Immer besser werden

Immer besser werdenUnternehmen, die ein Recruitment Process Outsourcing (RPO)-Programm einführen möchten, verstehen den potenziellen Mehrwert, der sich daraus ergeben kann: Eine maßgeschneiderte Herangehensweise für die Suche nach Talenten und deren Management. Da die internen Ressourcen eines Unternehmens mit dem RPO-Anbieter zusammenarbeiten, ist das Ergebnis ein optimierter, effizienter und kostengünstiger Prozess zur Sicherung der hochqualifizierten Talente, die das Unternehmen benötigt. Dies ist äußerst wichtig in einer Zeit, in der das Konkurrieren um Top-Kandidaten immer bedeutsamer wird und der Mangel an guten Talenten eine größere Herausforderung darstellt als je zuvor.

Die Unterzeichnung des Vertrags ist nur der erste Schritt, um sicherzustellen, dass der Kunde den maximalen Nutzen aus dem RPO zieht. Da der Lösungsanbieter die sich ändernden Talent- und Markttrends im Auge behält und bei innovativen Rekrutierungsmaßnahmen und HR-Technologien immer einen Schritt voraus ist, kann der Arbeitgeber das Programm konsequent an seine Bedürfnisse anpassen. Wichtig ist, dass der Anbieter und der Kunde im Gleichschritt bleiben und kontinuierlich miteinander kommunizieren, um ihre Strategie an den sich ändernden Geschäftsanforderungen und -zielen auszurichten.

Unabhängig davon, ob Sie ein neues RPO-Programm implementieren oder ein bestehendes verbessern möchten, gibt es mehrere Maßnahmen, die Ihr Unternehmen ergreifen kann, um effektiver mit seinem RPO-Anbieter zusammenzuarbeiten und dadurch den Programmerfolg sicherzustellen.

Klare Ziele festlegen

Einer der wichtigsten Schritte zur Sicherstellung einer erfolgreichen Kunden-/Anbieterbeziehung ist die Festlegung der Ziele und Erwartungen an das RPO-Programm. Beide Parteien sollten ein klares Verständnis für die verbesserungsfähigen Aspekte der Strategie des Unternehmens in der Talentakquise haben und wissen, wie der Anbieter diese Bedürfnisse erfüllen kann. Die beiden Parteien können dann Service Level Agreements (SLAs) entwickeln - beispielsweise zur Festlegung der Anzahl der zu bearbeitenden Anforderungen sowie der Zeit bis zur Besetzung der jeweiligen Stelle – und dadurch den Rahmen für die Einhaltung der Programmziele und das Erreichen der einvernehmlich beschlossenen Ergebnisse festlegen. RPO-Programme sind ganz auf das Volumen der Stellenbesetzung ausgerichtet. Daher ist es wichtig, eine realistische Prognose des Talentbedarfs im Unternehmen zu entwickeln. Für den RPO-Käufer ist es auch wichtig, seine Rolle im RPO-Programm zu verstehen und die richtigen Stakeholder in die Implementierung einzubeziehen, damit die SLAs den Geschäftsanforderungen genau entsprechen.

Unterstützung erlangen, Change Management liefern

Wie bei jeder größeren Prozessänderung innerhalb eines Unternehmens kann die Implementierung eines RPO-Programms im internen Team auf Widerstand stoßen und dadurch die Effektivität des Programms beeinträchtigen. Aus diesem Grund ist es von entscheidender Bedeutung, alle internen Stakeholder einzubeziehen und für das Vorhaben zu gewinnen, damit auch dieser Personenkreis eine starke Beziehung zum Anbieter aufbauen kann. Dies kann dadurch erreicht werden, dass die positiven Auswirkungen des RPO-Programms auf das Unternehmen umrissen, die Meinungen der Stakeholder erfragt und frühzeitig geäußerte Bedenken berücksichtigt werden. Ein starker Kommunikations- und Change Management-Plan während der Implementierungsphase kommt später der internen Unterstützung und der Effektivität des Programms zugute. Wer sich Zeit nimmt, um diese Änderung einzuleiten, ihre Bedeutung für das Unternehmen darzulegen und Anwendern das ihnen zur Verfügung gestellte Dienstangebot durch Schulungen zu erläutern, kann in dieser Hinsicht viel Positives bewirken.

Mit dem Anbieter im Gespräch bleiben

Mit dem Anbieter im Gespräch bleibenDer Schlüssel zur Pflege eines erfolgreichen RPO-Programms besteht darin, den Dialog mit dem Anbieter offenzuhalten. Wenn beide Teams frei über den Projektstatus und potenzielle Problembereiche kommunizieren können, wird es einfacher, alle Herausforderungen anzugehen, bevor sie sich auf die Rekrutierung und den Gesamterfolg des Programms auswirken. Eine Möglichkeit, einen kontinuierlichen Kommunikationsfluss zu gewährleisten, besteht darin, bestimmte Phasen der Implementierung konsequent einzuhalten, z. B. Planung, Erkundung, Design, Einrichtung und Umstellung sowie die operative Übergabe. Dieser Ansatz wird dem Unternehmen und seinen RPO-Partnern helfen, ihre jeweiligen Teams besser kennenzulernen und während des gesamten Projektlebenszyklus enge Arbeitsbeziehungen zu pflegen.

KPIs und Governance-Praktiken entwickeln

Durch die Schaffung einer Kultur der Verantwortlichkeit kann eine optimierte RPO-Strategie gewährleistet werden. Key Performance Indicators (KPIs) wie z.B. vereinbarte Kennzahlen über das Verhältnis von Interview zu Angebot, die Angebotsannahmequote und länger unbesetzt gebliebene Stellen tragen dazu bei, den Erfolg des Programms zu verdeutlichen und festzustellen, wo noch Handlungsbedarf besteht. Eine formelle Governance-Struktur – bestehend aus einem dedizierten RPO-Manager auf Anbieterseite und einem internen Führungsteam – sorgt dafür, dass Herausforderungen und sich ändernde Anforderungen schnell angegangen werden können. Das Governance-Modell sollte auch die Rollen aller Beteiligten klar definieren, Berichtswege festlegen, Entscheidungsträger identifizieren und Eskalationsmechanismen einführen, um einen klaren Prozess für Überwachungsungs- und Regulierungssmaßnahmen zu schaffen.

Feedback-Mechanismen implementieren

Feedback-Mechanismen implementierenSobald das RPO-Programm implementiert wurde, sollte die Stabilität eine hohe Priorität haben. Sie kann durch Verstärkung der Unterstützung für das Projekt erreicht werden. Die Entwicklung einer Kommunikationsstrategie, die alle Beteiligten auf dem Laufenden hält und über den Programmfortschritt informiert, ist von entscheidender Bedeutung. Ebenso wichtig ist es, kontinuierliches Feedback von diesen Stakeholdern, sowohl intern als auch extern, einholen zu können. Das Unternehmen sollte auch verschiedene Möglichkeiten zur Sammlung und Analyse der Ergebnisse implementieren, die den Erfolg des Programms aufzeigen können – z.B. Kosteneinsparungen, verkürzte Zykluszeiten, die Zufriedenheit der Personalmanager und andere Kennzahlen. Basierend auf dem Feedback und den ersten Ergebnissen können Kunde und Anbieter gemeinsam daran arbeiten, die möglicherweise zurückgebliebenen Bereiche zu verbessern und nach Möglichkeiten für weitere Innovationen zu suchen. Da sich Unternehmensziele und Marktbedingungen häufig verlagern, kann eine kontinuierliche Kommunikation dazu beitragen, das Programm bei Bedarf an veränderte Umstände anzupassen.

RPO-Erfolge erzielen

Von der Zusammenarbeit bei der Entwicklung einer Change Management-Strategie bis hin zur kontinuierlichen offenen Kommunikation darüber, wie Ziele am besten erreicht werden können, ist eine starke Partnerschaft zwischen Kunde und RPO-Anbieter unerlässlich, um den Nutzen Ihres Programms zu maximieren. Diese Tipps können Ihrem Unternehmen dabei helfen, mit seinem RPO-Partner ein starkes Fundament aufzubauen, das nicht nur kontinuierliche und messbare Rekrutierungsergebnisse liefert, sondern auch hilft, die Talentstrategie auf größere Unternehmenszielen abzustimmen.

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