RPO-Serie 3: Das richtige Team für eine erfolgreiche RPO-Implementierung.

January 9, 2018

Wandel durch RPO

Team für eine erfolgreiche RPO-ImplementierungWenn Unternehmen sich für die Implementierung eines Recruitment Process Outsourcing (RPO) entscheiden, ist dies bereits der erste Schritt dem zunehmenden Fachkräftemangel entgegenzuwirken. Da der RPO-Anbieter sich als Verstärkung des unternehmenseigenen Rekrutierungsteams versteht, kann das Programm Probleme angehen, mit denen das Rekrutierungsteam bereits vorher beschäftigt war – und das mit Hilfe der neuesten Technologien. Vor, während und nach der Implementierung bedarf es einer dauerhaften Kommunikation und einem Change Management zwischen dem internen Team und dem RPO Dienstleister, um den Erfolg des RPO zu gewährleisten.

Auch wenn der RPO-Anbieter die treibende Kraft bei der Implementierung ist, sollten Mitarbeiter mit den geeigneten Kenntnissen ausgewählte werden, um die laufenden Projektarbeit zu unterstützen. Sobald das Team zusammengestellt ist, kommt es darauf an, die einzelnen Verantwortungen von Anfang an festzulegen. Damit wird gewährleistet, dass jeder seine Aufgaben kennt. Genauso wichtig ist es, dass alle Beteiligten über den erforderlichen zeitlichen Aufwand informiert sind und entsprechende Zeiträume einplanen, um die Aufgaben zu erfüllen.

Wer sind die wichtigsten Teammitglieder bei der Implementierung

Wer sollte dem Team für die Zusammenarbeit mit dem RPO-Anbieter zum Zweck der Umsetzung angehören? Es kommt darauf an, sämtliche relevanten Stakeholder miteinzubeziehen – nicht nur die mit der Personalbeschaffung betrauten Parteien. Zusätzlich zu den Personalleitern und der Beschaffung sollten auch Mitglieder des Vorstands, Linienmanager, die einstellenden Manager sowie die Abteilungen Marketing, Finanzen, IT und Legal an der Umsetzung beteiligt sein.

Unterstützung aus der Führungsebene

So wie bei jedem größeren Projekt, erfordert eine RPO-Umsetzung, dass ein Vertreter des Vorstands Einsichten vermittelt und das Programm als Ganzes führt und gleichzeitig für die Angleichung an die Gesamtstrategie des Unternehmens sorgt. Während der Vorstand selbst nicht in den täglichen Arbeiten der Umsetzung involviert ist, spielt der Vertreter des Vorstands eine führende Rolle und konzentriert sich unter Einhaltung des erforderlichen Zeitaufwandes auf eine erfolgreiche Umsetzung. Oftmals übernimmt ein Personalvorstand oder ein anderes Mitglied des Vorstandes die Rolle des Vertreters des Vorstands.

Projektträger

Eine Ebene darunter benötigt die RPO-Umsetzung einen Projektträger. Üblicherweise handelt es sich hier um den Leiter der Personalakquise der einstellenden Organisation, der in der Regel zwei Stunden pro Woche damit beschäftigt ist, für die restlichen Mitglieder des Implementierungsteams die Aufgaben der richtlinienmäßigen Entwicklung und Schulung sowie der damit verbundenen Kommunikation führend zu verantworten.

Projektteilnehmer

Zu den Projektteilnehmern gehören Mitarbeiter des Unternehmens und des RPO-Anbieters. Sie spielen in der Prozessentwicklung des Programms eine zentrale Rolle. Gemäß dem für die Erfüllung des Umsetzungsplans erforderlichen Zeitaufwandes sind die Projektteilnehmer auch für die Datenerhebung und Validierung während des gesamten Prozesses verantwortlich, wobei sie auch Aufgaben in der Schulung und Kommunikation übernehmen.

Projektleiter

Unter Einhaltung eines hohen Zeitaufwandes – ein oder zwei Tage pro Woche – ist der Projektleiter der Hauptverantwortliche im Team für die Implementierung. Er übernimmt die Leitung der Schritte zur Umsetzung, das Management sämtlicher Stakeholder und die Überwachung der Einhaltung der zeitlichen Vorgaben und Meilensteine. Darüber hinaus nimmt der Projektleiter auch an allen Besprechungen der Arbeitsgruppen teil, um zu gewährleisten, dass diese den Zeitplan einhalten und die Umsetzung reibungslos verläuft. Der für diese Aufgabe ernannte Mitarbeiter sollte über gute Kenntnisse über die Gesamtziele seines Unternehmens sowie die Hauptantriebskräfte des RPO-Projekts und die Erwartungen des Unternehmens an das Projekt verfügen. Ein überzeugender Projektleiter ist jemand, der innerhalb seiner Organisation über Einfluss verfügt und zudem die momentane Geschäftssituation und die verfügbaren Ressourcen kennt und dementsprechend handeln kann.

Personal

In den taktischen Aspekten der Umsetzung des RPO-Programms und insbesondere hinsichtlich der Entwicklung der Richtlinien, Prozessentwicklung, Datenerhebung und -verifizierung sollte das Personalteam eine instrumentale Rolle einnehmen. Da es sich hier um die Abteilung handelt, die in der Zusammenarbeit mit dem RPO-Anbieter eine zentrale Rolle spielt, sollten die Personalleiter in der Lage sein, die geeignete Schulung und Kommunikation für die übrigen Teammitglieder zu gewährleisten. Die Mitarbeit der Personalabteilung erstreckt sich gemäß den Anforderungen des Umsetzungsplans über ungefähr fünf Stunden pro Woche.

Legal

Die Rechtsabteilung spielt während der Vertragsverhandlungen eine wesentliche Rolle, die während dieser kritischen Phase rund drei Tage pro Woche in Anspruch nimmt. Ihre Erfahrung ist besonders bei Vertragsverhandlungen und der Formulierung von Richtlinien entscheidend.

Finanzen/Kreditoren

Die Mitarbeiter der Bereiche Finanzen und Kreditoren sind gemäß den Anforderungen des Umsetzungsplans auf Teilzeitbasis involviert. Ihre Aufgaben beinhalten die Durchführung von Finanzprüfungen und Systemtests.

IT

Verantwortlich für die technischen Aspekte der RPO-Umsetzung arbeitet das IT-Team rund fünf Stunden pro Woche an Systemschnittstellen und -prüfungen, Datenerhebung und -validierung sowie IT- und Datensicherheit.

Beschaffung

Ebenfalls rund fünf Stunden pro Woche kümmern sich die Mitarbeiter der Beschaffung um die Aspekte der Vertragsentwicklung, Lieferantenüberprüfung sowie Datenerhebung und -validierung.

Kommunikation/Marketing

Die Teams der Funktionen Kommunikation und Marketing spielen in der Kommunizierung der Umsetzung, Vorteile und Anforderungen des jeweiligen RPO-Modells an die Stakeholder eine wesentliche Rolle. Darüber hinaus sind sie auch an der Erstellung der Schulungsunterlagen beteiligt, um sicherzustellen, dass das RPO-Programm so effektiv wie möglich zum Einsatz kommt. Der zeitliche Aufwand für diese Gruppe beträgt rund fünf Stunden pro Woche.

Erfolgreich im Team

Erfolgreich im TeamNeben diesen Hauptbeteiligten hängt der letztendliche Erfolg des RPO-Programms von einem größeren Team sogenannter Change Agents ab, die dafür verantwortlich sind, das neue Projekt voranzutreiben. Die Effektivität des Programms hängt teilweise von der Fähigkeit des Unternehmens ab, sich an die neuen RPO-Prozesse anzupassen. Aus diesem Grund ist es von entscheidender Bedeutung, einen wirkungsvollen Plan zur Durchführung der Veränderung als Teil der Umsetzungsstrategie aufzustellen. Da RPO nahezu jeden Aspekt des Geschäfts betrifft, ist es wichtig, dass das Projekt mit sämtlichen anderen Projekten abgestimmt wird. Dazu gehören unter anderem Datentransfer, Ressourcenverfügbarkeit und zeitliche Koordination. Der richtige Ansatz besteht aus den folgenden Elementen:

  • Einleitende Kommunikation: Das Implementierungsteam sollte die anstehenden Veränderung an alle Stakeholder kommunizieren, die Bedeutung für die Organisation darlegen und das Konzept des RPO-Programms und seine geschäftlichen Vorteile erklären.
  • Einführung und Schulung: Mit Hilfe eines umfassenden Schulungsprogramms werden die Folgen des RPO-Projekts für die Stakeholder, die neuen verfügbaren Leistungen und deren Nutzung zum Zweck der verbesserten Personalakquise durch das Unternehmen beschrieben.
  • Einholen von Feedback: Das regelmäßige Erfassen der Zufriedenheit und Einholen von Feedback sowie das Protokollieren von Erfolgen und Herausforderungen ist in der Erzielung optimaler Ergebnisse eine große Hilfe.
  • Verpflichtung zur Verbesserung: Eine kontinuierliche Kommunikation zu den unterschiedlichen Aspekten des RPO-Programms ist genauso wichtig wie die Durchführung von Umfragen zur Zufriedenheit und ein auf Grundlage des Feedbacks entworfener Maßnahmenkatalog.

Das Fundament einer effektiven Umsetzung

Wie bei jedem neuen Projekt ist es für den Erfolg unerlässlich, sich auf ein Team mit fokussierten Mitgliedern verlassen zu können, welche die Ziele des Programms und ihre eigenen Aufgaben in der Erlangung der gewünschten Ergebnisse kennen. Ebenso wichtig ist es, dass sämtliche Mitglieder eine Kultur der Zusammenarbeit wachsen lassen, um das Programm nach seinem Start kontinuierlich weiter zu verbessern und die bestmöglichen Resultate zu erzielen.

Weitere Informationen zu den Möglichkeiten eines RPO-Programms, kontinuierlichen Mehrwert zu generieren, erhalten Sie in dem von Randstad Sourceright veröffentlichten RPO-Handbuch.

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