Construire un business case

October 8, 2018

les entreprises continuent d’être confrontées à la rareté des talentsAlors que les entreprises continuent d’être confrontées à la rareté des talents, le recours au personnel externe (intérimaires, indépendants, consultants, sous-traitants) augmente considérablement, entraînant avec lui le besoin d’identifier, d’attirer, de recruter, de gérer et de rétribuer ces collaborateurs, en parfaite conformité avec les exigences internes et externes. De fait, gérer différents types de collaborateurs nécessite davantage de ressources, de visibilité et d’expertise.

Selon une étude réalisée en 2017 par Staffing Industry Analysts (SIA) auprès d'une population d'acheteurs dans les grandes et moyennes entreprises, 67 % des managers ayant affaire à du personnel externe y consacrent au moins la moitié de leur temps, contre 16 % en 2004. Depuis cette date, la proportion a évolué de cette composante florissante du capital humain.

Les entreprises sont confrontées à la nécessité d'optimiser leur personnel externe pour créer de la valeur. Elles doivent réfléchir à la meilleure manière d'intégrer les travailleurs indépendants, contractants et autres catégories de personnel. Elles doivent comprendre quelles compétences technologiques sont nécessaires pour sourcer, engager et suivre efficacement les collaborateurs externes au sein de leur organisation.

Pour traiter ces sujets complexes, beaucoup d’entreprises mettent en œuvre des programmes MSP (managed services programs). Elles y trouvent de nombreux avantages et découvrent souvent que leur MSP peut améliorer des pratiques en dehors du problème initial qu’elles cherchaient à résoudre. Dans le deuxième épisode de cette série, nous nous pencherons sur les principaux bénéfices de l’externalisation de la gestion de main-d’œuvre flexible. Mais commençons par délimiter le besoin et construire un business case.

Opter pour un programme MSP

La première étape pour évaluer la pertinence d’une solution MSP est d’examiner vos pratiques actuelles et la situation future que vous projetez. Pour ce faire, vous devez :

  • analyser votre processus achats
  • identifier les points à améliorer
  • déterminer un périmètre de services
  • réaliser une analyse commerciale

Chaque phase nécessite la contribution des principaux acteurs impliqués dans le processus d'acquisition de personnel externe : Chefs d'entreprise, responsables de recrutement, acheteurs, responsables conformité, responsables RH. Une fois cet exercice accompli, les parties prenantes internes doivent avoir une vision claire de leurs objectifs, des ressources nécessaires et des obstacles susceptibles d’entraver la stratégie de recours à des collaborateurs externes.

Un tel exercice permettra à votre organisation de bien comprendre ses pratiques, de se mettre en place des objectifs précis et d’y associer des indicateurs de performance. Sans une vision claire, il sera difficile d’établir une feuille de route ou de déterminer les critères de succès, ce qui est essentiel pour la prochaine étape : étudier les options possibles pour gérer votre personnel externe.

3 manières de gérer votre personnel externe

Trois options s’offrent à vous lorsque vous devez décider de la meilleure façon de gérer votre personnel externe : internaliser, recourir à un intermédiaire ou mettre en œuvre un programme MSP. La bonne option dépendra de vos objectifs, du volume de recrutements, de la disponibilité des ressources et du nveau d'espertise dont vous disposez en interne.

1 Internaliser

Recourir à des agences d'intérim intégrées / implantées sur site peut être un choix viable pour une volumétrie forte de recrutements sur un nombre limité de profils différents. Toutefois, cette solution demande des ressources considérables et une bonne connaissance des fournisseurs, des bonnes pratiques et de la technologie.

2 Recourir à un intermédiaire

A travers cette approche, les responsables opérationnels continuent de faire appel à leur réseau habituel de fournisseurs mais la gestion contractuelle est confiée à un intermédiaire. C'est lui qui gère les contrats et la facturation, et s’assure du bon respect des lois. Cette approche peut être intéressante lorsqu'on favorise un processus décentralisé. Cependant, le tiers jouant un rôle très limité dans la gestion du personnel externe, les avantages sont eux aussi limités.

3 Mettre en œuvre un programme MSP

Dans un modèle MSP, le prestataire de service est responsable de la solution de bout en bout, d’où une moindre sollicitation des équipes internes et davantage d’innovation dans la durée. Cette solution est particulièrement adaptée lorsque le processus de recrutement est complexe et que la transparence et la conformité sont cruciales. Travaillant avec des centaines de fournisseurs et et soutenu par un large réseau juridique, le prestataire dispose à la fois de la connaissance du marché, des outils et et des ressources nécessaires pour assurer la transparence du processus d'acquisition des talents et être redevable de ses résultats.

Si chaque modèle a ses avantages, il est important de ne pas penser qu’à vos objectifs immédiats mais aussi à vos besoins futurs. Une agence internalisée peut convenir à votre volume actuel de recrutement, mais avec les aléas de la demande, vous pourriez avoir besoin de souplesse. Et si, dans le même temps, vous voulez améliorer la visibilité de vos dépenses ou l’efficience de vos processus, vous aurez besoin d’une approche globale. Le recours à un intermédiaire ne vous apportera pas de tels bénéfices. Un programme interne implique des investissements constants, en matière de ressources et d’outils. Un MSP de bout en bout est efficace pour gérer l’ensemble du cycle de la main-d’œuvre flexible, mais cela suppose que l’employeur soit à l’aise avec l’externalisation.

Plaidoyer pour un MSP

Une fois la pertinence du MSP validée, le défi est de faire accepter cette solution. Lorsque l'on préconise une solution externe, l’adhésion de la direction générale est indispensable. Pour cela, vous pouvez présenter le coût direct d’une solution internalisée mais aussi le coût indirect de renoncement lié au maintien de cette fonction en interne. Il est également important de faire valoir les nombreux avantages d'un MSP: réduction des coûts et des délais de recrutements, opportunité de bénéficier de l'expertise d'un partenaire capable d'assurer l’amélioration continue de la politique RH de l’entreprise.

sur le long terme contribuera au succès de votre MSPAutre élément crucial pour que ne faiblisse pas le soutien de la direction générale : l’implication. Prévoyez de communiquer régulièrement et sollicitez le feedback des sponsors, de manière que tout le monde soit informé des réussites, des difficultés et des plans d'amélioration du programme.

Maintenir le sponsoring de la direction générale sur le long terme contribuera au succès de votre MSP. Impliquez les top décideurs dans le processus de sélection et de mise en œuvre. Sollicitez leur contribution aux étapes-clés : constitution de l’équipe projet interne, sélection du fournisseur, approbation du contrat, soutien à la conduite du changement, validation des investissements technologiques.

Une compréhension des opportunités permettant d'améliorer votre stratégie de gestion des talents externes et une vision claire du positionnement de l'entreprise devrait vous aider à déterminer la pertinence ou non d’un programme MSP. Alors que les études montrent qu’un nombre croissant d’entreprises passent e plus en plus de temps à gérer ce segment important de leur main-d'oeuvre, le moment est peut-être venu d’envisager sérieusement une solution d’externalisation.

Si vous avez des questions sur les avantages d'un MSP et/ou les étapes préliminaires à sa mise en place; téléchargez notre guide pratique / manuel.

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