MSP-Serie 1: Neue Geschäftsszenarien

January 1, 2018

Die effektive Führung unterschiedlicher Arbeitnehmergruppen erfordert jedoch erhebliche Ressourcen, Transparenz und Fachwissen.Da Unternehmen anhaltend mit wachsendem Fachkräftemangel zu kämpfen haben, hat der Einsatz von Zeitarbeitnehmern, inkl. Aushilfskräften, Freiberuflern sowie die Beauftragung von Mitarbeitern auf Basis von Dienst- und Werkverträgen beträchtlich zugenommen. Verstärkt wird diese wachsende Abhängigkeit von flexiblen Fachkräften durch die Notwendigkeit, diese Personen zunächst zu finden, für sich zu gewinnen, einzustellen, zu führen und zu entlohnen. Gleichzeitig muss die Einhaltung interner und externer Rahmenbedingungen gewährleistet sein. Die effektive Führung unterschiedlicher Arbeitnehmergruppen erfordert jedoch erhebliche Ressourcen, Transparenz und Fachwissen.

Laut einer im Jahr 2017 durchgeführten Umfrage der Staffing Industry Analysts (SIA) von Einkäufern mittlerer und großer Unternehmen, verbringen 67 % der Manager, die verantwortlich für den Einsatz von Zeitarbeitnehmern sind, mindestens die Hälfte ihrer Zeit mit dem Beauftragen, Verhandeln und Reporten dieser Dienstleistung. Im Jahr 2004 betrug dieser Anteil noch 16 %. Seitdem steigen die Zahlen stetig, was die zunehmende Komplexität dieser florierenden Komponente im Personal- und Arbeitsmarkt bestätigt. Vor allem die Prüfung der Einhaltung der rechtlichen Rahmenbedingungen von externen Dienstleistern ist sehr zeitaufwendig.

Viele Unternehmen stehen vor der Aufgabe herauszufinden, wie sich der Einsatz von Zeitarbeitnehmern so optimieren lässt, damit der Unternehmenswert steigt. Sie müssen überlegen, wie sie Selbständige, Auftragnehmer und andere Arten von Arbeitnehmern am besten in einen ganzheitlichen Ansatz zum Workforce Management einbinden können. Sie müssen alle erforderlichen technologischen Kompetenzen richtig einsetzen, um passende Mitarbeiter für ihre Organisationen zu finden, einzusetzen und nachzuhalten.

Um diese Komplexität zu bewältigen, implementieren viele Unternehmen Managed Services Programme (MSPs), was zahlreiche Vorteile bietet. Anwender, die zunächst nur nach der Lösung eines bestimmten Problems suchten, haben oft festgestellt, dass ihr MSP in der Praxis auch an anderen Stellen im Unternehmen zu Verbesserungen führt. Im zweiten Teil dieser Ausgabe werden wir uns näher mit den wichtigsten Vorteilen eines extern gesteuerten Ansatzes für flexible Fachkräfte befassen. Aber zuerst definieren wir den Bedarf und erstellen ein Business Case.

Die Entscheidung für ein MSP

Die Entscheidung für ein MSPDer erste Schritt bei der Entscheidungsfindung, ob Sie eine MSP-Lösung in Betracht ziehen sollten, besteht darin, Ihre derzeitigen Prozesse und den gewünschten zukünftigen Zustand zu untersuchen. Dies kann wie folgt ermittelt werden:

  • Überprüfung des aktuellen Beschaffungsprozesses
  • Identifizierung von Verbesserungsmöglichkeiten
  • Festlegung des Leistungsumfangs
  • Durchführung einer Geschäftsanalyse

Jeder Schritt erfordert den Input aller maßgeblichen Stakeholder, die in den Prozess der Auswahl von Zeitarbeitnehmern involviert sind, einschließlich der Geschäftsführer, Vorgesetzten und Rekrutierungsexperten, sowie der Mitarbeiter der Compliance- und der Personalabteilung. Zum Schluss sollten die internen Stakeholder in der Lage sein, ihre Ziele zu definieren, die benötigten Ressourcen zu beziffern und alle Hindernisse zu identifizieren, die der Strategie zum Einsatz von Zeitarbeitskräften entgegenstehen könnten.

Mit Hilfe dieser Methodik wird Ihr Unternehmen in der Lage sein, seinen derzeitigen Ansatz zu verstehen, klar definierte Ziele zu entwickeln und Leistungskennzahlen zu deren Erreichung festzulegen. Ansonsten wird es schwierig werden, eine Roadmap zu entwickeln oder zu bestimmen, wie der Erfolg gemessen werden soll. Und dies ist der Schlüssel zum nächsten Schritt: Abwägung aller Optionen zur Steuerung eines externen "Zeitarbeitskräfte Programmes" (managed service provider).

Optimieren Sie das Management Ihrer Zeitarbeitnehmer

Es gibt drei Möglichkeiten das Management Ihrer Zeitarbeitnehmer zu optimieren: Insourcing, Einsatz eines Vermittlers oder Implementierung eines umfassenden MSPs. Die Entscheidung, welche dieser Möglichkeiten für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist, hängt von den Zielen, dem Einstellungsvolumen, der Verfügbarkeit von Ressourcen und dem Umfang des internen Know-hows ab.

Insourcing

Der Einsatz von In-House Personalagenturen ist dann zu bevorzugen, wenn eine ausreichende Verfügbarkeit der einzusetzenden Qualifikationen vorhanden ist und eine kontinuierliche Nachfrage nach einer begrenzten Anzahl von Stellenprofilen besteht. Eine Insourcing-Lösung erfordert jedoch erhebliche Ressourcen und Kenntnisse der Lieferantenlandschaft, der Best Practices und der Technologie.

Einsatz eines Vermittlers

Im Rahmen dieses Ansatzes nutzen die Personalentscheider weiterhin ihre eigenen Lieferantennetzwerke, überlassen das Vertragsmanagement allerdings den Vermittlern. Sämtliche Verträge mit den Arbeitnehmern werden über den Vermittler abgeschlossen. Dieser übernimmt ebenfalls die Verantwortung für die Vertragsauflösung und Rechnungsstellung um sicherzustellen, dass die geltenden Gesetze eingehalten werden. Dieser Ansatz empfiehlt sich besonders, wenn ein dezentraler Prozess bevorzugt wird. Da der Vermittler jedoch eine sehr eingeschränkte Rolle im Management der gesamten Zeitarbeitnehmer spielt, sind auch die Vorteile begrenzt.

Umfassendes MSP

Im Rahmen eines MSPs ist der Dienstleister für die End-to-End-Lösung verantwortlich. Er übernimmt einen Teil der Aufgaben der internen Teammitglieder und bringt über den gesamten MSP-Prozess hinweg seine innovative Expertise ein. Dies ist besonders effektiv, wenn der Einstellungsprozess komplex und der Bedarf an Transparenz und Compliance entscheidend ist. In Zusammenarbeit mit Hunderten von Lieferanten und unterstützt durch ein umfangreiches Netzwerk von Rechts- und Compliance-Experten verfügt solch ein Anbieter über die lokalen Marktkenntnisse, Tools und Ressourcen, um den gesamten Beschaffungsprozess vollständig transparent zu machen und für seine Ergebnisse Verantwortung zu übernehmen.

Obwohl jedes Modell seine Vorteile hat, ist es wichtig, nicht nur die aktuellen Programmziele, sondern auch die zukünftigen Bedürfnisse zu berücksichtigen. Eine Insourcing-Lösung kann sich für eine momentane Anzahl von Zeitarbeitnehmern eignen. Nimmt diese Anzahl allerdings zu oder ab, benötigen Sie möglicherweise ein Maß an Skalierbarkeit. Gleichzeitig brauchen Sie einen ganzheitlichen Managementansatz, wenn Sie Ihre Ausgabentransparenz oder Prozesseffizienz verbessern wollen. Es ist unwahrscheinlich, dass das Einschalten eines Vermittlers solche Vorteile bietet. Ein internes Programm bedeutet permanente Investitionen in Fähigkeiten und Instrumentarien. Ein ganzheitlicher MSP ist effektiv für das Management des gesamten Zeitarbeitnehmerzyklus, allerdings muss sich der Auftraggeber mit einem externen Ansatz natürlich auch wohlfühlen.

Gute Gründe für einen ganzheitlichen MSP

Gute Gründe für einen ganzheitlichen MSPSobald die Notwendigkeit eines MSPs eindeutig ist, besteht die nächste Herausforderung darin, überzeugende Argumente für eine solche Lösung zu formulieren. Wenn Sie für eine externe Lösung plädieren, müssen Sie die Geschäftsführung überzeugen. Dies kann durch die Gegenüberstellung der "harten" Kosten für den Einsatz einer Insourcing-Lösung sowie der "weichen" Opportunitätskosten für die Beibehaltung der Funktion im Haus geschehen. Auch kommt es darauf an, die vielen Vorteile eines MSPs hervorzuheben, von Kosteneinsparungen und einer schnelleren Besetzung bis hin zur Zusammenarbeit mit einem Partner, der über das Know-how verfügt, um die Zeitarbeitsstrategie des Unternehmens kontinuierlich zu verbessern.

Ebenfalls entscheidend für die verlässliche Unterstützung durch die Geschäftsführung ist das Engagement. Planen Sie kontinuierlich zu kommunizieren und Feedback von Förderern einzuholen, damit jeder über Erfolge, Herausforderungen und Verbesserungspläne informiert ist.

Ein weiterer Schritt, der Ihnen hilft den Erfolg Ihres MSPs sicherzustellen, ist die langfristige Aufrechterhaltung des Executive Sponsorings und die Einbindung von Top-Entscheidern in den Auswahl- und Umsetzungsprozess. Bitten Sie diese um ihren Input bei kritischen Meilensteinen, sei es die Auswahl des internen Projektteams, die Mitwirkung bei der Auswahl eines Anbieters, die Genehmigung des Vertrages, die Unterstützung des Change Managements oder die Freigabe von Investitionen in Technologien.

Ein Verständnis darüber, wo sich die Zeitarbeitsstrategie Ihrer Organisation verbessern ließe und eine klare Vorstellung davon, wo das Unternehmen sich befinden sollte, werden Ihnen helfen festzustellen, ob ein MSP das Richtige für Sie ist. In Zeiten, in denen eine wachsende Zahl von Unternehmen nachweislich immer mehr Zeit für das interne Management dieses wichtigen Segments aufwendet, empfiehlt es sich, eine externen Lösung näher in Betracht zu ziehen.

Wenn Sie Fragen zu den Vorteilen von MSP, dem Implementierungsprozess oder dem Einstieg haben, laden Sie sich unser MSP-Handbuch mit dem vollständigen praktischen Leitfaden herunter.

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